Jedes Instandhaltungsteam kennt den Moment, in dem eine Störung gemeldet wird. Ein Roboter bleibt stehen, ein Förderband blockiert, ein Alarm springt an. Was in den Stunden und Tagen danach passiert, ist jedoch der Punkt, an dem die meisten Teams Zeit, Überblick und Geld verlieren. Mit Cases 2.0 hebt WAKU Care das Field Service Management und die Ticketbearbeitung für die Instandhaltung auf ein neues Niveau: klarere Status, eine visuelle Planungsansicht, an SLAs gekoppelte Fälligkeitstermine, umfangreichere Zusammenarbeit und Daten, die endlich zeigen, wo Ihre eigentlichen Engpässe liegen.

Hier ist, was neu ist, und warum es sich lohnt, es in den täglichen Arbeitsablauf zu integrieren.

Ein Status-Workflow, der der Realität der Instandhaltung entspricht

Cases durchlaufen jetzt fünf klare Status: Gemeldet, Bewertet, Gestartet, Gelöst und Archiviert.

Generische Ticketing-Tools zwingen Instandhaltungsarbeit in Status, die für IT-Helpdesks oder Vertriebspipelines gedacht sind. Cases 2.0 macht das Gegenteil. "Bewertet" gibt Ihrem Team einen eigenen Schritt, um eine Störung zu diagnostizieren, Ersatzteile zu prüfen und einen Plan festzulegen, bevor Ressourcen gebunden werden. "Gestartet" macht laufende Arbeit in Echtzeit sichtbar, sodass niemand mehr rätseln muss, ob ein Fall bereits bearbeitet wird oder noch wartet. "Gelöst" und "Archiviert" trennen die technische Reparatur vom administrativen Abschluss, was Ihre Liste offener Fälle ehrlich und Ihr Reporting sauber hält.

Führen Sie das ein, indem Sie Ihr Team darauf trainieren, einen Fall in dem Moment weiterzuschalten, in dem sich sein Status ändert, nicht erst am Ende des Tages. Der Nutzen des gesamten Workflows hängt davon ab, dass Status die Realität nahezu in Echtzeit widerspiegeln.

Eine Kanban-Ansicht für die visuelle Planung

Cases lassen sich jetzt als Kanban-Board darstellen, sortierbar nach Priorität, Meldedatum, Name, Fälligkeitsdatum und mehr, mit Drag-and-Drop, um Fälle zwischen Status zu verschieben.

Eine Ticketliste zeigt Ihnen, was existiert. Ein Kanban-Board zeigt Ihnen, was als Nächstes Aufmerksamkeit braucht. Planer und Teamleiter erhalten einen sofortigen Überblick über die Auslastung je Status, erkennen Fälle, die zu lange in "Gemeldet" oder "Bewertet" hängen, und können Prioritäten mit einem einzigen Drag-and-Drop neu ordnen, statt Tickets einzeln zu bearbeiten.

Nutzen Sie die Kanban-Ansicht als tägliche Planungsoberfläche Ihres Teams, idealerweise angezeigt bei Schichtübergaben oder Morgen-Stand-ups, sodass Statusänderungen besprochen und nicht nur protokolliert werden.

Fälligkeitstermine für Dringlichkeit und SLAs

Jeder Fall kann jetzt ein Fälligkeitsdatum tragen, das Dringlichkeit und Service Level Agreements eine konkrete, sichtbare Deadline gibt.

Ohne Fälligkeitstermine lebt Dringlichkeit nur im Kopf einer Person oder in einem Nebengespräch. Mit ihnen lebt sie im System, wo sie sortiert, gefiltert und eskaliert werden kann. Das ist besonders relevant für Teams mit vertraglichen SLAs gegenüber internen Kunden oder, für OEMs und Serviceanbieter, gegenüber externen Kunden, bei denen eine verpasste Frist reale Kosten verursacht.

Setzen Sie das Fälligkeitsdatum in dem Moment, in dem ein Fall bewertet wird, nicht als nachträglichen Schritt. Kombiniert mit der Kanban-Ansicht werden überfällige Fälle unmöglich zu übersehen.

Kommentare mit Datei-Upload: Jeder Fall erzählt seine ganze Geschichte

Cases unterstützen jetzt Thread-Kommentare zur Diskussion von Ursachenanalyse, Lösungsideen und Fortschritt, mit Datei-Upload für Bilder, Videos und weiteres Material, direkt an die Konversation angehängt.

Instandhaltungswissen geht zu oft in WhatsApp-Threads, E-Mail-Verläufen oder im Gedächtnis eines Technikers verloren. Kommentare bewahren die vollständige Historie, Ursachenanalyse und den Lösungsweg direkt am Fall selbst, zusammen mit einem Foto des beschädigten Teils oder einem kurzen Video der Störung. Der nächste Techniker, der einen ähnlichen Fall öffnet, oder derselbe Techniker sechs Monate später, erhält das vollständige Bild, ohne nachfragen zu müssen.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Erkenntnisse während der Bearbeitung als Kommentare zu dokumentieren, nicht erst in einer abschließenden Notiz. Das speist außerdem die Wissensdatenbank gelöster Fälle von WAKU Care für zukünftige Referenz.

Insights, die zeigen, wo die eigentlichen Engpässe liegen

Neue Diagramme zeigen Durchsatz, Lead Time, Cycle Time, Zeit in jedem Status und Zeit bis zur Erstzuweisung.

Diese fünf Kennzahlen beantworten die Fragen, die Instandhaltungsleiter meist gestellt bekommen, aber selten mit Daten beantworten können: Wie viele Fälle schließen wir pro Woche ab? Wie lange dauert ein Fall von der Meldung bis zur Lösung? Wie lange dauert die eigentliche Arbeit, sobald sie begonnen hat? Wo im Prozess bleiben Fälle hängen, bei der Triage, beim Warten auf Teile oder bei der Ausführung? Und wie schnell wird ein neuer Fall überhaupt erst aufgegriffen?

Besprechen Sie diese Diagramme wöchentlich oder monatlich mit Ihrem Team. Eine steigende Zeit bis zur Erstzuweisung deutet oft auf Personal- oder Triage-Lücken hin. Eine wachsende Lücke zwischen Lead Time und Cycle Time bedeutet meist, dass Fälle im Leerlauf auf Entscheidungen oder Teile warten, statt auf tatsächliche Handarbeit. Zeit in jedem Status zeigt genau, welche Phase des Prozesses Aufmerksamkeit braucht, und macht aus einem vagen Gefühl der Überlastung einen konkreten, behebbaren Engpass.

Warum sich die Umstellung jetzt lohnt

Für sich genommen löst jede dieser Funktionen einen bekannten Frust: unklarer Status, keine visuelle Übersicht, verpasste Fristen, verlorener Kontext und keine Daten darüber, wo die Zeit tatsächlich bleibt. Zusammen verändern sie, wie ein Instandhaltungs- oder Field-Service-Team im Alltag arbeitet, von reaktiver Ticketbearbeitung hin zu einem gesteuerten, messbaren Prozess. Teams, die den gesamten Workflow übernehmen, nicht nur die Teile, die sie vorher schon hatten, holen das meiste aus Cases 2.0 heraus: konsistente Status speisen ein aussagekräftiges Kanban-Board, Fälligkeitstermine machen das Board handlungsfähig, Kommentare bewahren das Wissen hinter jedem Fall, und die entstehenden Daten zeigen schließlich, wo als Nächstes verbessert werden sollte.

Neugierig, wie Cases 2.0 für Ihr Team aussehen könnte? Buchen Sie eine Demo unter waku-robotics.com/platform/live-demo.

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